Bune practici în arhivarea emailurilor. Tu ce păstrezi în INBOX?

Am avut niște probleme cu GMail în ultimele zile (sincronizarea cu Mail.app pe Mac nu mergea corect) așa că am decis să șterg contul de pe computer și să-l adaug din nou. Înainte de asta, așa cum e normal, am făcut puțină curățenie. Am 31 foldere și subfoldere în GMail și am transferat acolo și emailuri mai vechi, primite / trimise de pe conturi pe care le foloseam înainte de GMail.

Cel mai vechi email este din 2 martie 2003. Da, azi, acel email împlinit 16 ani. De ce îl țin? Well, are o mare însemnătate pe plan personal.

Statistici pentru email

Contul de Google are 19 GB la mine. Cu excepția câtorva documente din Google Drive, restul sunt emailuri. Asta înseamnă că am aproape 14GB de emailuri trimise și primite. Mai exact 50.943 emailuri. 

Dintre aceste 50 mii, 36.689 sunt în “Sent” și restul au fost împărțite între Inbox și cele 31 foldere suplimentare.

Obișnuiesc să-mi fac curățenie în Inbox în fiecare zi, dar am cam rămas în urmă cu acet task. În prezent, în INBOX am 77 emails din care 26 sunt marcate ca necitite – adică urmează să fie prelucrate. Restul sunt acolo pentru că am nevoie de informații și îmi e mai ușor să le găsesc.

Organizarea în email

Recunosc că nu sunt mândru de faptul că am 77 emailuri în Inbox. Sunt convins că dacă le parcurg / prelucrez / sortez rămân cu mai puțin de 10. Doar că asta îmi va lua cel puțin 2-3 ore și nu am acel timp disponibil acum. UPDATE: o oră mai târziu am rămas cu 31 emails. Mai am ceva de lucru…

Primesc, în fiecare zi, între 50 și 200 emailuri. Unele sunt SPAM oficial, altele sunt SPAM pentru că nu mă interesează deloc (programul Senatului, de exemplu) și altele sunt emailuri de lucru sau emailuri importante. Dacă aceste cifre ți se par mari, este și pentru că în INBOX-ul meu ajung emailuri de pe 5 adrese de muncă și una personală. Și cum munca de jurnalist presupune și primirea de multe comunicate de presă…

Primul lucru pe care îl fac atunci când primesc un email este să îl deschid de pe telefon sau computer și să acționez asupra lui. Ori fac forward la colegii mei (dacă e un comunicat de presă care merită publicat), ori la echipa de marketing, ori îl șterg. În INBOX rămân doar emailurile pe care nu am timp să le prelucrez imediat: facturi care trebuie plătite, facturi primite pe care trebuie să le sortez în Dropbox, diverse documente sau emailuri la care trebuie să răspund dar nu pot să o fac imediat.

Uneori, las în INBOX și Comunicate de Presă pe care vreau să le păstrez pentru a le publica pe boio.ro. Rar, dar se mai întâmplă și asta – îmi trimit mie însumi emailuri cu link-uri de articole interesante. Da, știu că Pocket și Instagram ar fi ideale pentru așa ceva, dar nu vreau să folosesc o aplicație în plus pentru că simt că aș complica acest workflow.

La finalul fiecărei zile am în INBOX doar emailuri marcate ca necitite (deși le citesc). Nu folosesc FLAGS, culori sau alte markere și nici nu le trimit într-un “LATER” folder pentru că le-aș pierde din vedere. Cu toate că ideea nu e chiar atât de rea. Important este să nu le muți și apoi să uiți să le prelucrezi.

Arhivează ce e important

Obișnuiesc să spun că un lucru important se transmite pe email și că eu am “prostul obicei” de a ține în email tot ceea ce e important. Așa se face că am un folder cu facturi și garanții de produse cumpărate încă de prin mai 2006. Acolo “arunc” și toate confirmările de plată pentru facturile lunare. Acel folder m-a ajutat de câteva ori atunci când căutam o factură pentru un produs sau o confirmare de plată.

Evident, o zic în mod ironic. Arhivarea unor astfel de emailuri este nu doar utilă, ci un must-have. O recomand tuturor.

Apropo, arhivarea este o chestiune de timp. Din 2 puncte de vedere: ceea ce tu crezi că merită arhivat acum, nu va fi la fel de relevant și peste 5 ani.

Și mai e un aspect: nu folosesc emailul ca pe singura metodă de back-up a documentelor și informațiilor importante. Tot ceea ce contează cu adevărat salvez și în Cloud și pe câteva HDD-uri externe.